Informatievoorziening Slim WM: op weg naar nog beter operationeel waterbeheer
De informatievoorziening Slim WM (IV Slim WM) is een van de belangrijkste producten van de tweede planperiode van Slim Watermanagement, en door het grote aantal spelers ook een van de spannendste. In de aanpak staan de wensen en behoeften van de gebruikers centraal. Het projectteam IV Slim WM – bestaande uit Coen Pijnenburg (Rijkswaterstaat), Kees van Son (Rijkswaterstaat) en Jacco Kroon (Waternet) – vervult hierin een belangrijke rol. Zij vertellen er meer over.
Vertrekpunt voor de IV Slim WM vormen de huidige IV-schermen Slim WM. ‘Deze schermen zijn als pilot ontwikkeld’, vertelt Coen Pijnenburg, projectmanager van het projectteam IV Slim WM. ‘Ze hebben in de praktijk hun meerwaarde bewezen. Daarnaast kwam uit een evaluatie van de pilots door adviesbureau TwynstraGudde naar voren dat deze niet zomaar mogen aflopen en dat een vervolg gewenst en nodig is. De evaluatie van TwynstraGudde bevat ook een eerste beeld van de gebruikerswensen voor de IV Slim WM. Het bureau adviseert verder om een samenwerkingsovereenkomst op te stellen, waarin de deelnemende waterbeheerders aspecten als gezamenlijke ambities, wie gaat over wat, et cetera vastleggen.’
Geen doel op zich
Na deze verkenning en adviezen, is het nu tijd voor een echt project. Het projectteam IV Slim WM is hier de trekker van. Volgens Coen is het ontwikkelen van de IV Slim WM geen doel op zich. ‘Het moet een hulpmiddel – een instrument – zijn om het operationeel waterbeheer nog beter uit te voeren.’ Maar wat gaat het projectteam dan precies doen? Coen: ‘Ten eerste ligt onze focus op het vervangen van de drie huidige regionale schermen, zodat ze in de toekomst blijvend te beheren zijn. Daarnaast willen we de scope verbreden naar de andere Slim WM-regio’s en nadrukkelijker kijken naar het regio-overstijgende aspect. En ten slotte willen we op basis van vastgestelde gebruikerswensen functionaliteiten toevoegen.’
Gebruikerswensen aanscherpen
Op dit moment is het projectteam bezig met het verder ophalen en aanscherpen van de gebruikerswensen voor de IV Slim WM. ‘Voor ons als projectteam is dat de eerste stap op weg naar de IV Slim WM’, vertelt Kees van Son. ‘Wat zijn de wensen van de gebruikers? Waar hebben ze behoefte aan? Welke informatie hebben ze bijvoorbeeld nodig om hun redeneerlijnen te kunnen uitvoeren?’ Het projectteam haalt zowel functionele eisen als non-functionele eisen op. Bij het laatste valt te denken aan eisen op het gebied van architectuur, security en het kunnen doorvoeren van wijzigingen. Jacco Kroon, benadrukt dat het projectteam hierbij niet vanaf nul begint. ‘De evaluatie van TwynstraGudde vormt voor ons de basis. We gaan door op wat er al ligt.’
Hulptroepen van de regio’s
Kees en Jacco gaan deze maanden samen langs bij de zes Slim WM-regio’s en het Watermanagementcentrum Nederland (WMCN). ‘Als projectteam staan wij ten dienste van de regio’s’, geeft Kees aan. ‘Wij zijn hun hulptroepen en zorgen ervoor dat de partij die de IV Slim WM uiteindelijk gaat bouwen – de realisator – snapt wat de regio’s willen. Wij zien er dan ook op toe dat er iets wordt gemaakt waar de gebruiker op zitten te wachten. Concreet betekent dit dat we de regio’s faciliteren, adviseren, ondersteunen en helpen. Daarom willen we in een persoonlijk gesprek met hen kennismaken. Daarbij gaan we uiteraard ook in op hun wensen en eisen. Waar hebben zij nu echt behoefte aan?’ Ook Coen benadrukt het belang van de gebruikerseisen. ‘Als projectgroep willen we echt inzicht krijgen in wat de “business” nodig heeft. Want alleen zo kunnen we een instrument bouwen dat wordt gebruikt.’
Continu proces
Wat gebeurt er als de wensen zijn opgehaald en aangescherpt? ‘Het is belangrijk dat de regio’s deze set met gebruikerseisen toetsen bij hun achterban’, licht Kees toe. ‘Is dit wat ze echt willen?’ De volgende stap is het categoriseren en prioriteren van de eisen, waarna de stuurgroep IV Slim WM de set vaststelt. ‘Dat is uiteindelijk het doel van ons als projectgroep’, stelt Coen. ‘We willen komen tot een geaccordeerde set aan gebruikerswensen. Dat vormt de fundering voor de vervolgstappen op weg naar de IV Slim WM.’ Jacco vult aan dat het ophalen van gebruikerswensen wat hem betreft nooit helemaal klaar is. ‘Het is een continu proces. Ons uitgangspunt is dat de set met wensen die de stuurgroep vaststelt voldoende is om mee te starten qua architectuur en bouw. Gaandeweg het proces kunnen we de wensen dan nog aanscherpen en eventueel uitbreiden. We zijn in die zin echt een lerende “club”.’
Stuurgroep IV Slim WM
Omdat er bij de IV Slim WM zo veel verschillende partijen betrokken zijn – Rijkswaterstaat en de 21 waterschappen – is er naast het projectteam ook een stuurgroep in het leven geroepen. Ook komt er een overeenkomst met afspraken over de samenwerking en financiering. De stuurgroep informeert via de programmamanager Slim Watermanagement het landelijk directeurenoverleg Slim WM en stuurt het projectteam aan, de architectuur en de realisator van de IV Slim WM. ‘En daarmee gaat de stuurgroep over alle randvoorwaarden voor de realisatie van de IV Slim WM’, licht Coen toe. ‘Als projectteam staan we aan de lat voor het ophalen van de gebruikerswensen. Zijn die eenmaal vastgesteld, dan begint de daadwerkelijke ontwikkeling van de IV Slim WM. Maar daarvoor is architectuur nodig én een realisator, een partij die ervoor zorgt dat het instrument daadwerkelijk wordt gebouwd. Daarvoor zoeken we één partij, die zich gaat bezighouden met het bouwen en beheren van het instrument. Er is inmiddels een aantal verkennende gesprekken gevoerd met het Informatiehuis Water (IHW), het Waterschapshuis en Rijkswaterstaat Centrale Informatievoorziening (RWS CIV). Wie wil deze rol en verantwoordelijkheid op zich nemen?’
Blije gebruikers
Wat zien de heren als grootste uitdaging voor de IV Slim WM? Jacco ziet meerdere uitdagingen. ‘Ten eerste willen we iets bouwen waar de gebruikers blij van worden. Daarnaast is het zaak om alle betrokken partijen op één lijn te krijgen. En we zijn op zoek naar een partij die de IV Slim WM uiteindelijk gaat beheren. Het gaat mij erom dat we iets bouwen dat over tien jaar nog steeds wordt gebruikt. Als we het goed doen, kan het ons als operationeel waterbeheerders echt verder helpen.’ Coen is het daarmee eens. ‘Er zitten veel kikkers in de kruiwagen, die we allemaal tevreden willen houden. Als het goed is, gaat de te sluiten samenwerkingsovereenkomst daarbij helpen. Wanneer ik tevreden ben? Als de gebruikers uiteindelijk blijvend met de IV Slim WM gaan werken, omdat het hen verder helpt. Dat is waar we het uiteindelijk voor doen.’